La base de la base de la pratique des ressources humaines, ce devrait être une tenue correcte des dossiers du personnel, surtout quand, comme en l’espèce, le contenu desdits dossiers est défini par la loi.

Apparemment, ce n’est pas encore le cas aux Services des ressources humaines de l’Université de Lausanne. Extrait de Cour des comptes du canton de Vaud, Performance des processus achat et recrutement des cadres à l’Université de Lausanne, Rapport no 83, mars 2024, pp. 37-38 :

« Le contenu des dossiers personnels est défini à l’article 106 du règlement d’application de la LPers. Il doit inclure le contrat d’engagement signé ainsi que ses éventuelles modifications, le cahier des charges, les documents d’entretiens d’appréciation, les documents échangés avec l’employé·e (par exemple, les attestations de formation), les éventuelles décisions ainsi que toute autre pièce qui concerne le·la collaborateur·trice et son activité.

Sur les douze dossiers de cadres retenus pour examen, quatre dossiers seulement présentaient une tenue adéquate (c’est-à-dire qu’aucun problème n’a été constaté avec les pièces remises). Dans deux autres cas, cette tenue a été jugé déficiente, à savoir que des pièces requises n’ont pas pu être retrouvées. Dans les six cas restants, la tenue est jugée passable. Les lacunes constatées ont été l’absence de pièces essentielles, la présence de pièces appartenant à d’autres dossiers (entraînant un risque que des données personnelles soient communiquées par erreur si le·la collaborateur·trice demande à accéder à son dossier propre) et un manque de rigueur dans la datation ou la signature des documents.

Plusieurs dossiers ont été complétés en cours d’audit, car des pièces ont dû être retrouvées dans des courriels, ou directement demandées auprès des services concernés. Les risques principaux d’une mauvaise gestion des dossiers sont une perte de traçabilité et des efforts importants nécessaires pour retrouver l’information en cas de besoin (inefficience).

Rappelons que le Service des ressources humaines emploie environ 45 personnes (38,7 EPT) (ibid., p. 36).

Me Philippe Ehrenström, avocat, LLM, Genève et Onnens (VD)