L’employeur tient à la disposition des autorités d’exécution et de surveillance les registres ou autres pièces contenant les informations nécessaires à l’exécution de la loi sur le travail et de ses ordonnances (art. 46 LTr). Les registres et pièces au sens de l’art. 46 LTr comprennent notamment: les durées (quotidienne et hebdomadaire) du travail effectivement fourni, travail compensatoire et travail supplémentaire inclus, ainsi que ses coordonnées temporelles; les jours de repos ou de repos compensatoire hebdomadaire accordés, pour autant qu’ils ne tombent pas régulièrement un dimanche; et l’horaire et la durée des pauses d’une durée égale ou supérieure à une demi-heure (art. 73 OLT 1).

Selon une Directive du SECO de décembre 2013, il faut distinguer trois catégories de travailleurs au regard de l’obligation d’enregistrer le temps de travail :

Catégorie A : pas d’enregistrement de la durée du travail. Cela concerne les travailleurs qui exercent une « fonction dirigeante élevée » (art. 3 let. d LTr ; 9 OLT 1), i.e. qui disposent d’un pouvoir de décision important et/ou sont en mesure d’influencer fortement les décisions importantes. La notion s’interprète restrictivement : CEO, membres de la direction et équivalents.

Catégorie B : enregistrement simplifié de la durée du travail. Cela concerne les travailleurs qui disposent d’une large marge de manœuvre dans leur travail et qui peuvent décider eux-mêmes du moment où ils travaillent mais qui n’effectuent pas régulièrement du travail de nuit ou du dimanche.

Les travailleurs de catégorie B ont en commun le fait qu’ils sont maîtres de leur emploi du temps et de l’organisation de leur activité et qu’ils disposent d’une marge de manœuvre substantielle quant au contenu de leur travail.

Les travailleurs de catégorie B peuvent conclure un accord avec l’employeur aux termes duquel ils renoncent à un enregistrement complet de la durée de leur travail. L’accord précise que le travail de nuit et le dimanche est interdit, indique les prescriptions en matière de repos et de pauses. La question de la charge de travail doit être abordée lors d’un entretien annuel « consigné par écrit ».

Pour les travailleurs de catégorie B qui ont conclu un accord sur l’enregistrement simplifié, seule la durée quotidienne et hebdomadaire du temps de travail est enregistrée.

Catégorie C : enregistrement de la durée du travail selon 73 OLT 1. Concerne les autres travailleurs. L’enregistrement se fait par timbreuse ou par « d’autres moyens ».